実務解説（ブログ） | 面接指導・意見書
産業医面談の記録の作り方と保存
この記事の主な読み手：産業保健職向け産業医向け
この記事の要点
- 長時間労働・高ストレス者の面接指導記録は5年間の保存が義務付けられており、復職面談等もこれに準じて記録・保存します。
- 客観的事実と医師の判断、本人の発言と観察見立てを明確に区別し、医学的根拠を論理的に残すことが実務の要です。
- 産業医手元の詳細問診記録と会社提出用の意見書を適切に切り分け、人事側が閲覧・保管できる範囲をあらかじめ定めます。
執筆：代表産業医 中村 一（医師・日本医師会認定産業医）／2026年10月20日公開
法律で決まっている記録
労働安全衛生法および労働安全衛生規則において、事業者に記録の作成と保存が義務づけられている産業医面談は、主に長時間労働者に対する面接指導（労働安全衛生法第66条の8）と、ストレスチェック後の高ストレス者に対する面接指導（同法第66条の10）の2つです。このほか、研究開発業務に従事する労働者（同法第66条の8の2）と高度プロフェッショナル制度の対象労働者（同法第66条の8の4）への面接指導にも、同じ記録の規定が準用されます（労働安全衛生規則第52条の7の2第2項など）。
長時間労働者の面接指導の対象となるのは、休憩時間を除き週40時間を超えて労働させた時間が1月当たり80時間を超え、かつ疲労の蓄積が認められる者で、本人からの申出により実施します（労働安全衛生規則第52条の2、第52条の3）。一方、高ストレス者の面接指導は、ストレスチェックの結果、高ストレスであり面接指導が必要と判定された労働者から申出があったときに行います（同規則第52条の16）。それぞれの記録に関する法定の要件は以下のとおりです。
| 面接指導の種類 | 根拠条文 | 保存期間 | 法定の記載事項 |
|---|---|---|---|
| 長時間労働者への面接指導 | 労働安全衛生規則第52条の6 | 5年間 | 実施年月日、労働者の氏名、面接指導を行った医師の氏名、疲労の蓄積の状況、その他の心身の状況、必要な措置についての医師の意見 |
| 高ストレス者への面接指導 | 労働安全衛生規則第52条の18 | 5年間 | 実施年月日、労働者の氏名、面接指導を行った医師の氏名、勤務の状況、心理的な負担の状況、その他の心身の状況、必要な措置についての医師の意見 |
高ストレス者の面接指導では、医師が面談の中で確かめる勤務の状況、心理的な負担の状況、その他の心身の状況（労働安全衛生規則第52条の17）が、そのまま記録に書く事項にもなっています（同規則第52条の18第2項）。厚生労働省の「高ストレス者の面接指導に関する報告書・意見書作成マニュアル」には、医師が作成する報告書と意見書の様式例が示されています。なお、定期健康診断等の法定項目の結果はもともと会社が持っている情報であり、有所見者について医師から意見を聴取するとき（労働安全衛生法第66条の4）は、健康診断個人票に医師の意見を記載する形をとります。
任意の面談記録
法令で定められた面接指導以外にも、企業の実務ではメンタルヘルス不調等で休業していた従業員の復職面談、体調不良が続く従業員への休職判定面談、健康相談面談などが行われます。実務においては、まず「産業医面談」として丁寧に話を聞き、評価と方針を立てたうえで、記録の様式を選びます。社内に保健師や看護師などの医療職がいる場合は、面談前に業務負荷や勤怠の推移を整理して産業医へつなぐと、限られた面談時間で実態に即した意見書を作成できます。
これらの任意の面談について法令上の直接の保存期間規定はありませんが、休職や復職、配置転換、労働時間制限といった人事上の措置を講じる際、会社がどのような医学的根拠に基づいて判断したかを後から客観的に説明できるよう、法定の面接指導に準じて記録と意見書を作成し、社内ルールを定めて5年間保存しておく運用をお勧めします。厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」や、令和8年4月1日から事業主の努力義務となった治療と就業の両立支援指針（労働施策総合推進法第27条の3）においても、主治医意見書を基に産業医等の意見を踏まえて事業主が措置を最終決定する流れが示されています。
記録に書く事項と、書き方の要点
面談記録を作成するときに最も注意すべき点は、情報の性質を整理して書き分けることと、会社に共有する情報の範囲を実務に即して整えることです。雑多なメモのように書いてしまうと、後から読み返したときに就業措置の根拠が分からなくなったり、職場の人間関係に差し障る情報までそのまま伝わってしまったりする原因になります。
第一の要点は、客観的な事実と、医師の医学的な判断・意見を明確に分けて記載することです。事実とは、月間の時間外労働時間数、遅刻や欠勤の回数、業務内容、睡眠時間など、数値や具体的な状況として確認できる事柄を指します。一方、医師の判断とは、それらの事実を踏まえて「現在の業務量を継続すると症状が悪化するおそれがあるため、今後2か月間は時間外労働を月20時間以下に制限することが望ましい」といった、就業上の措置に関する専門的な見解です。保健師などの医療職が事前の聞き取りや記録補助を行う際も、この「事実（数値・勤怠・業務内容）」と「アセスメント（見立て）」を分けて整理しておくと、産業医の判断と意見書作成が円滑に進みます。
第二の要点は、本人の言葉（主訴・発言）と、医師による観察・見立てを区別することです。たとえば面談の中で従業員が「上司の指示が厳しくて眠れない」と話した場合、それを確定した事実であるかのように「上司の厳しい指示により不眠を発症」と記録に書くのは適切ではありません。「本人は業務上の指示に負担を感じており、入眠困難がある旨を述べている」のように本人の発言として記述し、それとは別に「表情の硬さや疲労感がみられ、当面は業務負荷の軽減を要すると判断する」といった医師の所見を記します。
第三の要点は、就業制限などを指導するときに必要な医学的根拠の伝え方です。産業医は会社から報酬を受けつつ、法の上では会社と労働者の間で中立の立場にあります。会社に就業上の措置を実行してもらうには、ただ「残業制限が必要」と書くだけでなく、会社が納得して動けるだけの医学的な理由を伝える必要があります。一方で、家庭の事情や成育歴など、措置の検討に不要な事柄まで広げる必要はありません（労働安全衛生法第104条でも、心身の状態に関する情報は健康の確保に必要な範囲内で扱うこととされています）。面談の場では本人の意向を確かめつつ、就業上の措置に必要な範囲の医学的理由と方針を会社へ伝える進め方をとると、中立性を保ちながら実効性のある記録を作成できます。
会社に渡す物と、産業医の手元に残す物
情報の範囲を適切に管理するため、実務上は「産業医が会社に提出する書類（報告書・意見書）」と「産業医が自身の手元に残す詳細な面談記録（問診メモ等）」の2つを切り分けて運用します。
会社に渡す報告書兼意見書には、法定の記載事項（実施年月日、氏名、医師氏名、疲労蓄積や心身状況の概要、医師の意見）および人事・労務担当者が就業上の措置を検討・実施するうえで必要な医学的根拠と配慮事項を記載します。ここでの意見とは、「通常勤務可」「就業制限（深夜業の免除、時間外労働の制限など）」「要休業」といった就業区分と、具体的な配慮の内容・期間です。職場の上司に共有する場合も、この意見書に記載された「業務上の配慮事項」の部分を中心に伝えることで、無用なトラブルを防ぎながら必要な措置を実行できます。
これに対して、具体的な症状経過、家庭内の事情、人間関係に関する生々しい発言、詳細な医学的見立て、そして本人が会社への開示を望まない私的事情などは、産業医の手元（または社内医療職）で管理します。
人事が見てよい範囲と管理方法
人事・総務担当者や職場の上長が閲覧できるのは、会社提出用の意見書・報告書に記載された「就業上の措置（配慮事項）」とその根拠となる必要な範囲の理由に限られます。詳細な病名や生々しい問診メモを人事が閲覧・共有することは避けてください。医療職が常駐していない事業場では、取扱規程に基づき保管担当者を限定し、施錠管理やアクセス制限を徹底します（労働安全衛生法第104条）。
面談の前にそろえる物
嘱託産業医の訪問は月1回程度であることが多く、普段の職場にいない時間が長いため、面談当日の30分程度の対話だけで職場の実態やこれまでの経緯をすべて把握することには限界があります。だからこそ、会社側の担当者と役割を分け、連絡の窓口を決めて事前に情報をそろえておくと、限られた面談時間でも産業医を最大限に活かすことができます。たとえば、残業が続いていた従業員の面談で事前の情報共有がなく、面談の大半が前提確認で終わって具体的な業務調整に結びつかなかったという場面があります（架空の例です）。当事務所では2種類のシートをご準備いただく運用を行っております。
事前の情報共有がないまま面談を重ねていたら、本人の疲労状況や職場の業務負荷を十分に把握できず、効果的な就業制限や配慮の意見を出せないまま不調が深まることにもなり得ました。貴社にとっても、産業医訪問の貴重な時間を活かせないだけでなく、面談を実施したものの適切な措置につながらなかったと問われかねません。
この例では、事前に問診情報と会社の客観的な勤務情報を整理して産業医に届ける手順を整えたことで、限られた面談時間でも核心に迫る対話ができ、速やかに具体的な残業制限の意見書を作成できました。従業員は必要な配慮を早期に受けられて無理なく回復に向かうことができ、貴社も現場が迷わず動ける体制を確立できました。
- 事前問診シート（従業員記入用）：自覚症状、睡眠・食事、通院・服薬の状況、産業医に相談したいことなどをあらかじめ書いてもらい、封をして産業医へ届けてもらいます。
- 事前情報提供シート（会社担当者記入用）：直近数か月の時間外労働時間、勤怠の乱れ（遅刻・早退・欠勤の推移）、現在の業務内容と責任の程度、職場で観察されている様子（ミスが増えた、表情が暗いなど）、そして会社として現在検討している対応や産業医に意見を聴きたいポイントを記載します。
特に復職面談や両立支援の面談においては、会社が求める業務遂行の基準や、職場としてどこまで配慮が可能かという情報がなければ、産業医は現実的な意見を書くことができません。本人からの問診情報と、会社側からの客観的な勤務情報を事前にそろえておくことで、休職や心身の不調が深まる前に早めの手を打つことができ、従業員が働き続けられる環境づくりとして貴社にとっても大きな助けとなります。
よくある誤り
- 面談記録や意見書の電子ファイルを、一般従業員や関係のない管理職が閲覧できる共有フォルダに保存してしまうこと。
- 法定の保存期間である5年が経過する前に誤って廃棄してしまうこと。
- 会社保管用の意見書と産業医手元の問診メモを区別せず、1つの書類にすべて書き込んで社内回覧してしまうこと。
よくあるご質問
面談記録や意見書は、社内の誰が保管するのが正しいのでしょうか。
面談記録は人事の誰でも見られる共有フォルダに置いておけばよいと誤解されたり、反対に産業医だけに預けて会社側には何も控えを残さないままにしてしまうケースが見られます。労働安全衛生法第104条に基づく指針では、健康情報等を取り扱う者とその権限、取り扱う範囲を取扱規程で定めることとされています。産業医や保健師等の医療職が窓口となって管理するのが望ましいですが、医療職が常駐していない事業場では、衛生管理者や人事労務部門の特定の担当者を限定して指名し、施錠管理やアクセス制限を行って保管します。保管担当者をあらかじめ限定しておくことで、貴社は情報漏えいのリスクを防ぎながら必要な措置を管理でき、従業員もプライバシーが守られている安心感を持てます。
面談を受けた従業員本人から「面談記録を見せてほしい」と言われたら、開示すべきでしょうか。
産業医面談の記録は会社と医師の内部資料であるため本人には一切見せられないと思い込んだり、反対に求められるまま手元の医師メモまで無条件にすべて開示してしまったりすることがあります。取扱規程の手続に沿って対応し、あわせて個人情報保護法の開示の決まりにも従う必要があります。会社提出用の意見書と産業医手元の詳細な問診メモとでは開示の扱いが異なる場合があるため、開示の手順を社内で明確にしておきます。個別の事案で開示するかどうかの法的な判断に迷う場合は、弁護士にご相談ください。ルールに沿った対応を徹底することで、貴社は労使間の紛争を防げ、従業員も手続への納得感を得られます。
任意の復職面談や健康相談の記録も5年間保存すべきでしょうか？
法律で決まっている長時間労働や高ストレス者の面接指導ではないため、任意の復職面談や健康相談の記録は終わったらすぐに処分してよいと誤認されることがあります。復職面談など任意の面談記録について法令上の直接の保存期間規定はありませんが、休職や復職を繰り返すケースや退職後に在職中の安全配慮義務の妥当性が問題となる可能性を考慮し、法定の面接指導に準じて少なくとも5年間は廃棄せずに保存しておく運用が安全です。過去の面談記録や意見書が残っていれば、体調の波や再燃の兆候を長い目で確認して的確な支援を行えます。5年間の保存を社内ルールとして定めておくことで、貴社は安全配慮義務を果たした客観的な証拠を保持でき、従業員も継続的な見守りのもとで安心して働けます。
会社に提出する意見書や記録に、具体的な病名を書いてもよいのでしょうか。
就業上の措置を講じる以上、意見書には主治医の診断名を正確に書き写さなければならないと思い込み、そのまま職場の上司へ回覧してしまう例が見られます。会社が就業上の措置を講じるうえで不可欠でなければ、意見書に具体的な病名は書かず、「心身の不調」「通院加療中」といった表現にとどめ、就業制限の内容と医学的な理由（疲労の蓄積や睡眠不足など）を中心に記載するのが一般的です。病名などの詳細な情報は産業医の手元で管理し、業務調整のうえでどうしても病名の共有が必要なときは、本人と確認したうえで記載します。病名と配慮事項を切り分けて伝えることで、貴社は職場での偏見や誤解を防ぎながら適切な配慮を実施でき、従業員も安心して面談を受けられます。
オンラインで産業医面談を実施した場合も、記録の作成と保存は必要ですか。
オンラインでの面談は画面越しの面談であるため、対面と違って正式な記録の作成や5年間の保存義務までは及ばないと誤解されることがあります。情報通信機器を用いたオンラインでの面接指導であっても、労働安全衛生法上の面接指導として実施する以上、記録の作成と5年間の保存義務は対面の場合と全く同じように適用されます（労働安全衛生規則第52条の6、第52条の18）。面談日時や医師氏名、心身の状況、必要な措置の意見などの法定項目を漏れなく記録し、適切なアクセス制限のもとで保管します。オンラインでも対面と同様に手順を整えておくことで、貴社は遠隔拠点でも法令に沿った体制を維持でき、従業員も場所を問わず必要な健康管理を受けられます。
面談記録の保存期間は退職した従業員も同じですか？
従業員が退職した時点で雇用関係が終了するため、退職者の面談記録は保存義務がなくなり破棄してよいと誤って判断してしまうケースがあります。労働安全衛生規則第52条の6および第52条の18において在職・退職の区別はなく、退職後であっても面談実施日から5年間の保存義務があります。退職後に在職中の過重労働や健康障害について確認を求められる場合もあるため、所定の期間は確実に保管を継続します。退職者も含めて5年間適切に保管しておくことで、貴社は法令遵守と安全配慮の履歴を確実に証明でき、労務管理上の安心につながります。
嘱託産業医が交代するとき、手元の面談記録はどうすればよいですか？
産業医が交代する際、前任の医師が作成した面談記録や問診メモはすべて廃棄して後任が一から記録を作り直さなければならないと誤解されることがあります。会社保管用の意見書・報告書は会社の書類としてそのまま保存し、産業医手元の問診メモ等の引き継ぎ方法については取扱規程や契約であらかじめ定めておきます。後任の産業医がこれまでの健康管理の経過を把握できるように引き継ぐことで、就業制限の見直しや復職フォローが途切れるのを防げます。引き継ぎのルールをあらかじめ決めておくことで、貴社は産業医の交代時にも混乱なく健康管理を継続でき、従業員も安心して後任の医師に相談できます。
参照した一次資料
- 労働安全衛生法（e-Gov法令検索）
- 労働安全衛生規則（e-Gov法令検索）
- 事業場における労働者の健康情報等の取扱規程を策定するための手引き（厚生労働省）
- 高ストレス者の面接指導に関する報告書・意見書作成マニュアル（厚生労働省）
執筆：サクセス株式会社 産業医事務所 代表産業医 中村 一（医師・日本医師会認定産業医）。2026年10月24日更新。
※ 本ページの記述は一般的な制度と当事務所の運用の紹介であり、個別の事案に対する医学的・法的助言ではありません。