産業医意見書の書き方と使い分け

厚生労働省の様式でできることと、足りないところ

厚生労働省は「長時間労働者、高ストレス者の面接指導に関する報告書・意見書作成マニュアル」の中で「報告書・意見書の様式（例）」を公開しています。この様式例は「面接指導結果報告書」と「就業上の措置に係る意見書」に分かれており、就業区分（通常勤務・就業制限・配慮・要休業）、労働時間の短縮、就業場所の変更、深夜業の減少、措置期間、受診配慮等の欄があり、公的な参考様式として広く参照されています。

一方で、本人と共有内容のすり合わせを行った記録欄や、意見書を社内の誰にどこまで共有してよいかを指定する欄は設けられていません。マニュアル本文では診断名や検査値などの詳細な医学的情報は意見書に書かないことが求められていますが、書面のどこに残すかは使う側の工夫に委ねられています。また、措置期間の満了前にいつ再面談して見直すのかを書き添える必要があります。

書くときの要点

産業医意見書が社内で適切に機能するためには、医学的な正確さだけでなく、人事担当者や職場の上長が読んで「明日から何をすればよいか」がわかる実用性が求められます。以下の5つの要点を押さえます。

就業区分を明確にする

「通常勤務」「就業制限（配慮が必要）」「要休業」のいずれに該当するかをはっきりと示します。復職場面であれば、現時点で職場復帰が可能かどうかの判断を明記します。

措置の具体的な内容を書く

「業務軽減」といった抽象的な表現ではなく、「2か月間は時間外労働を月20時間以内とし、深夜業を免除する」のように誰が読んでも同じ解釈になる具体的な行動に置き換えます。あわせて、なぜその措置が必要かという医学的な理由（十分な睡眠時間の確保のため等）を簡潔に添えます。

期間と見直しの時期を定める

就業上の措置は期限を区切って行います。「今後2か月間」のように期間を明記し、期間満了の前後に再度産業医面談を行って措置の継続や解除を判断する旨（見直しの時期）を書き添えます。

本人への説明と共有内容の確認を記録する

面談の場で本人にどのような指導を行い、会社へ伝える内容について確認したかを意見書の一角に記しておくことで、後の労使間の行き違いを防ぎます。

病名や検査値を必要以上に書かず共有範囲を指定する

具体的な病名や詳細な検査値、私生活の事情は書き込まず、「疲労の蓄積が見られる」「睡眠の確保が必要」といった業務上の配慮に直結する表現にとどめます。あわせて、人事内にとどめるか直属の上長まで共有してよいか共有範囲を指定します。

よくある誤り

実務で散見される誤りとして、意見欄に「経過観察」とだけ書かれて終わるケース、期間や見直し時期を定めずに就業制限をかけてしまうケースが挙げられます。また、労働者が提出した主治医の診断書をそのまま産業医意見書とみなして処理することや、私的な事情や医学的な詳細が書かれた文書を職場にそのまま回覧してしまう誤りも避ける必要があります。

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