実務解説（ブログ） | 衛生委員会
衛生委員会の議事録の作り方
この記事の主な読み手：人事労務向け産業保健職向け
この記事の要点
- 衛生委員会の議事録は「委員会の意見」と「それを踏まえて会社が講じた措置」を対で記録し、3年間保存する必要があります。
- 会社で保存する「保存版」と従業員へ公開する「周知版」の議事の概要を分けると、議論と個人情報への配慮を両立できます。
- オンラインやメールでの開催も通達の要件を満たせば認められますが、対面と同様に書面で議事録を作成し3年間保存します。
執筆：代表産業医 中村 一（医師・日本医師会認定産業医）／2026年10月19日公開
法令が求める衛生委員会の運営と記録
一定規模の事業場には、労働安全衛生法第18条に基づき衛生委員会を設ける義務があります。同条で定められている調査審議事項は、健康障害を防止するための基本となるべき対策、健康の保持増進を図るための基本となるべき対策、労働災害の原因及び再発防止対策で衛生に係るもの、そしてこれらに掲げるもののほか重要事項の4つです。
委員会の構成員（委員）についても労働安全衛生法第18条に定めがあります。事業の実施を統括管理する者もしくはこれに準ずる者から事業者が指名した者1名が議長となり、これに加えて衛生管理者、産業医、衛生に関し経験を有する労働者のうちから事業者が指名した者をもって構成します。このとき、議長以外の委員の半数については、事業場に労働者の過半数で組織する労働組合があるときはその労働組合、過半数組合がないときは労働者の過半数を代表する者の推薦に基づき指名しなければなりません（労働安全衛生法第18条第4項・第17条第4項）。
運営の具体的なルールは労働安全衛生規則第23条に規定されています。委員会は毎月1回以上開催しなければならず（同条第1項）、これ以外の運営について必要な事項は委員会が自ら定めます（同条第2項）。そして、開催の都度、遅滞なく議事の概要を労働者に周知すること（同条第3項）、重要な議事等を記録して3年間保存すること（同条第4項）が事業者に義務付けられています。
| 項目 | 法令上の定め | 根拠条文 |
|---|---|---|
| 開催頻度 | 毎月1回以上 | 労働安全衛生規則第23条第1項 |
| 労働者への周知 | 開催の都度、遅滞なく「議事の概要」を周知する（各作業場の見やすい場所への掲示・備付け、書面の交付、常時確認できる機器の設置のいずれか） | 労働安全衛生規則第23条第3項 |
| 記録と保存 | 開催の都度、「委員会の意見及び当該意見を踏まえて講じた措置の内容」と「その他委員会における議事で重要なもの」を記録し、3年間保存する | 労働安全衛生規則第23条第4項 |
| 委員の構成 | 議長（統括管理者等）1名、衛生管理者、産業医、衛生に関し経験を有する労働者。議長以外の委員の半数は過半数組合または過半数代表者の推薦に基づき指名 | 労働安全衛生法第18条 |
社内のイントラネットや共有フォルダに掲載する方法は、すべての作業場で労働者が常時確認できる機器が備わっていれば、3つ目の方法として認められます。
議事録に書くべき具体的な項目
労働安全衛生規則第23条第4項が記録を求めているのは、「委員会の意見及び当該意見を踏まえて講じた措置の内容」と「その他委員会における議事で重要なもの」です。法令上、決まった様式はありませんが、この要件を漏れなく満たすためには、あらかじめ議事録の枠組みを定めておくことが有効です。
具体的には、まず基本情報として開催日時、開催場所（またはオンライン等の開催方法）、出席した委員の氏名と委員会における区分（議長、衛生管理者、産業医、経験を有する労働者）を記載します。推薦に基づく委員であるかどうかも分かるようにしておくと、構成要件の確認が容易です。
次に、当日の議題と報告事項を記載します。報告事項には、職場巡視の結果、健康診断やストレスチェックの実施状況、長時間労働者の人数、労働災害の発生状況などが含まれます。そのうえで、議題に関する審議の要旨、それに対する委員会としての意見、そしてその意見を踏まえて貴社が講じた措置（または今後講じる予定の措置）を分けて書き残します。最後に次回の開催予定日と予定議題を記すのが基本的な流れです。
毎回の議事録の冒頭に「前回の委員会の意見に対する会社の措置状況」を報告する欄を設けると、当月の会議で出た意見を「委員会の意見」として記録し、翌月の会議の最初に「前回の意見を踏まえて会社が講じた措置」を報告して記録でき、意見と措置の対応関係が途切れず記録が完成します。
議事録に書かないことと個人情報の保護
衛生委員会では、健康診断の結果や長時間労働者の面談、休職・復職の状況など、従業員の健康に関わる事項を扱います。なお、定期健康診断の法定項目の結果はもともと会社が取得・保有している情報ですが、それを大勢の委員が目にする議事録に載せる場面では扱いが異なります。議事録に個人が特定できる健康情報や、面談の対象となった従業員の氏名、具体的な病名や検査値などを書き残すことは避けなければなりません。
労働安全衛生法第104条では、事業者は労働者の心身の状態に関する情報を、健康の確保に必要な範囲内で収集し、収集の目的の範囲内で保管・使用し、適正に管理する義務が定められています。詳しい健康情報の窓口は保健師などの医療職や人事の限られた担当者とすることが望ましく、衛生委員会の場は、事業場全体の健康障害防止や健康保持増進の基本対策を調査審議する場として切り分けるのが現実的です。
たとえば、ある部署で時間外労働が続き体調不良による欠勤者が1名出た際、担当者が部署名とイニシャル、主治医の診断名をそのまま議事録案に書いてしまい、少人数の職場で誰のことか分かってしまう場面があります（架空の例です）。したがって、議事録には「長時間労働による面接指導の対象者が3名おり、うち2名に面接指導を実施した」「健康上の理由による休業者は当月○名」というように、人数や職場全体の傾向にまとめて記載します。小規模な部署があるときは全社合計の数値にとどめ、特に全従業員に周知される「議事の概要」には個人を推測させる情報を出さない運用が基本です。
産業医が関わらず、その議事録案のまま社内に掲示・周知されていたら、本人の診断名が職場に広まって本人と会社の信頼関係が損なわれ、復職や就業の継続が難しくなることにもなり得ました。さらに、他の従業員も「体調を相談すると議事録で社内に知られる」と受け止め、不調を抱えても申し出をためらう職場になりかねません。
この例では、産業医が事前に議事録案を確認し、個人を特定できる記載を除いて人数と業務負荷への対策の要旨に改めるよう助言し、会社で保管する保存版と従業員に公開する周知版を分ける運用を整えました。本人はプライバシーが守られた状態で安心して療養と復職に向かえるようになり、貴社も情報管理のトラブルを防ぎながら職場の時間外労働の見直しを進められました。
産業医の発言と医師の意見の記録方法
労働安全衛生規則第23条第5項により、産業医は衛生委員会に対して、労働者の健康を確保する観点から必要な調査審議を求めることができると定められています。嘱託産業医の訪問は月1回程度であり、日頃は事業場にいない時間が長いため、人事・総務の担当者や衛生管理者と役割を分け、連絡の窓口を決めて事前に職場の変化を共有しておくと、委員会での産業医の助言を実務に活かしやすくなります。
また、長時間労働者に対する医師による面接指導（労働安全衛生法第66条の8）や、ストレスチェック後の高ストレス者に対する医師による面接指導（同法第66条の10）を実施したときは、事業者は医師の意見を聴き、その意見を勘案して適切な就業上の措置を講じるほか、医師の意見を衛生委員会等へ報告しなければなりません（同法第66条の8第5項、第66条の10第6項）。
実務において産業医面談を行う際は、本人の意向を確かめつつ、就業上の措置に必要な範囲で医学的な根拠を会社へ伝えます。この医師の意見を衛生委員会で報告する際も、対象者の氏名は伏せ、個人を特定しない形で「医師の意見」と「講じた措置」の要旨を記録します。たとえば、「時間外・休日労働が月80時間を超え疲労の蓄積が認められた申出者1名に対し面接指導を実施。産業医より、向こう2か月間の時間外労働の制限と深夜業の免除が必要との意見があり、会社として来月より業務の一部を他メンバーへ移管し深夜シフトから外す措置を講じた」といった書き方であれば、誰のことかを晒さずに法定の報告義務を果たした記録として残すことが可能です。なお、面接指導そのものの個別の記録は、労働安全衛生規則第52条の6（長時間労働）や第52条の18（高ストレス者）に基づき、別途5年間保存する必要があります。
保存用の議事録と周知用の「議事の概要」を分ける
労働安全衛生規則第23条第4項が3年間の保存を求めているのは「議事録本体（保存版）」であり、第23条第3項が労働者への周知を求めているのは「議事の概要（周知版）」です。
会社で3年間保存する詳細な「議事録（保存版）」には、再発防止策の具体的な検討経緯や、部門ごとの課題、医師の意見の報告などを正確に記録します。そこから従業員に知らせるべき決定事項や衛生講話の要点、全社的な集計数値などを抜き出し、特定の部署や個人が推測される表現をさらに丸めたものを「周知版」として公開すれば、トラブルにならない範囲での適切な情報管理と周知義務の履行を無理なく両立させることができます。
オンラインやメールでの開催と議事録の扱い
Web会議システムなどの情報通信機器を用いた衛生委員会については、令和2年8月27日の厚生労働省通達（基発0827第1号）で具体的な要件が示されています。委員が容易に利用でき、映像・音声等の送受信が常時安定しており、個人情報の安全管理措置が講じられている機器を用い、対面と同様に即時の意見交換ができることが原則です。
電子メールや社内掲示板などを活用した「即時性のない方法（書面・メール開催）」については、無条件で認められるわけではありません。通達では、開催期間、各委員への資料の共有方法および意見の表明方法、委員相互で異なる意見が提出された場合の調整方法、調査審議の結果を踏まえて事業者に対して述べる意見の調整方法等について、次の4点に留意のうえ予め衛生委員会等で定めている場合に限り、差し支えないとされています。
- 資料の送付等から委員が意見を検討するための十分な期間を設けること。
- 委員からの質問や意見が速やかに他の委員に共有され、委員全員が質問や意見の内容を含む議論の経緯を確認できるようにすること。
- 委員からの意見表明等がない場合、当該委員に対し、資料の確認状況および意見提出の意思を確認すること。
- 提出された意見の調整に必要な連絡等を行う担当者を予め定める等、調査審議に支障を来すことがないようにすること。
いずれの方法で開いた場合も、労働安全衛生規則第23条第4項に基づき書面により議事録を作成し、3年間保存する必要があります。開催場所の欄に「オンライン開催（ツール名）」や「規程に基づく電子メール開催」と明記しておくと適正な運営であったことが分かります。
50人未満の事業場における意見聴取と記録
衛生委員会の設置義務がない規模の事業場でも、労働安全衛生規則第23条の2により、安全または衛生に関する事項について関係労働者の意見を聴く機会を設けるようにしなければなりません。朝礼や定例ミーティングの時間を活用して健康診断の受診勧奨や職場の暑さ・寒さ対策などを話題にし、どのような意見が出て会社としてどう対応したかを簡単な打合せ記録として残しておく形で十分に始められます。将来、事業場が拡大して衛生委員会を設ける際にも、こうした記録の習慣がそのまま役立ちます。
衛生委員会の議事録でよくある誤り
最も多い誤りは、審議内容の形骸化です。毎月「特に意見なし」という文面が続いている議事録では、規則第23条第4項が求める記録とは言えません。委員から出た疑問や提案と、それに対する会社の対応を書き残すことが大切です。
次に多いのが、会社の措置欄が空欄のまま放置されているケースと、労働者への周知を忘れているケースです。議事録の様式に「周知日」と「周知方法」をチェックする欄を設けておくと周知漏れを防げます。また、休職者や面談対象者の氏名やイニシャルを細かく書きすぎてしまう誤りや、推薦手続を経ずに会社が一方的に委員を割り当てている誤り、保存期間を1年で廃棄してしまう誤り（法定は3年間）にも注意が必要です。
当事務所の議事録雛形と関連書式（無償公開）
当事務所では、法定の記録事項を漏れなく満たし、前回の意見に対する措置の報告から当日の審議、周知方法の記録までを埋めるだけで整う「衛生委員会議事録の雛形（記入例付き）」を無償で公開しています。貴社の実情に合わせて改変してお使いいただけます。
また、面接指導や就業判定で医師の意見を聴取する際に使える「意見書ひな形3種」（PDF / Word）と別紙「意見書 作成上の判断ポイント解説」（PDF）もご用意しています。すべての書式は書式・様式集の衛生委員会欄および健康管理・就業判定欄からダウンロードできます。
よくあるご質問
衛生委員会の議事録の保存期間は何年ですか。
年度末の書類整理で1年分の議事録を廃棄してしまったり、オンラインや電子メールで開催した回はやり取りの履歴が残っていれば別に議事録を保存しなくてよいと誤解されたりすることがあります。労働安全衛生規則第23条第4項により、衛生委員会の開催の都度、委員会の意見および当該意見を踏まえて講じた措置の内容、その他重要な議事を記録し、3年間保存することが義務付けられています。オンラインや電子メールで開催した回も対面と同様に書面で議事録を作成して3年間保存し、毎回の議事録に前回の意見に対する措置状況を載せておくと改善の経過が途切れません。3年分の記録を順序立てて残しておくことで、貴社は継続的な衛生管理の証跡を確保でき、従業員も自分たちの意見が職場の改善にどう反映されたかを確かめられます。
産業医が都合により欠席した回の衛生委員会はどう扱えばよいですか。
産業医が欠席するとその月の衛生委員会自体が開けないと考えて開催を見送ったり、反対に欠席のまま開いて産業医には何も共有せずに済ませてしまったりするケースが見られます。産業医は労働安全衛生法18条で委員とされていますが、会議の成立要件（定足数）の法令上の定めはなく、運営に必要な事項は委員会が自ら定めます（労働安全衛生規則23条2項）。実務上は、年間の開催日を先に決めて産業医の出席を確保しつつ、やむを得ず欠席した回も毎月1回以上の開催義務（同条1項）に沿って委員会を開き、資料と議事録を産業医に共有して聴いた意見を翌月の議事録に記録しておくことをお勧めします。この手順を整えておくことで、貴社は毎月の開催義務を満たしながら専門家の助言を途切れさせずに受けられ、従業員も健康課題の検討が先送りされることなく対策を受けられます。
議事録に休職者や面談対象者の従業員の名前を書いてもよいですか。
審議の内容を正確に記録しようと考えるあまり、休職者や面談対象者の氏名やイニシャル、部署名、診断名まで議事録にそのまま書き残してしまうことがあります。労働安全衛生法第104条により労働者の心身の状態に関する情報は適正管理が求められており、大勢の委員や全労働者が目にする議事録に個人が特定できる健康情報を記載することは避けなければなりません。会社で3年間保存する保存版でも氏名は伏せて人数や職場全体の傾向にとどめ、全労働者へ周知する「議事の概要（周知版）」（労働安全衛生規則第23条第3項）では特定の部署や個人が推測される表現をさらに丸めて記載してください。保存版と周知版を分けて個人情報を守ることで、貴社は情報漏えいを巡るトラブルを防ぎながら法定の記録・周知義務を果たせ、従業員もプライバシーが守られる安心感のもとで体調の相談や面談を申し出やすくなります。
参照した一次資料
- 労働安全衛生法（e-Gov法令検索）
- 労働安全衛生規則（e-Gov法令検索）
- 情報通信機器を用いた労働安全衛生法第17条、第18条及び第19条の規定に基づく安全委員会等の開催について（令和2年8月27日 基発0827第1号）
執筆：サクセス株式会社 産業医事務所 代表産業医 中村 一（医師・日本医師会認定産業医）。2026年10月24日更新。
※ 本ページの記述は一般的な制度と当事務所の運用の紹介であり、個別の事案に対する医学的・法的助言ではありません。